Il sistema di ordinamento è organizzato in modo gerarchico e comprende tutte le attività di un’unità amministrativa. L’insieme dei documenti rilevanti per un affare è registrato e gestito nel sistema di ordinamento sotto i relativi compiti. Nel sistema vengono gestiti anche i metadati, quali il termine di conservazione, il valore archivistico, la protezione dei dati, gli accessi e la responsabilità di un affare.